Une bonne gestion du temps : le casse-tête des indépendants

Les artisans, créateurs et indépendants, sont seuls face à l’organisation de leur temps de travail. Comme l’a si bien dit Benjamin Franklin : « le temps c’est de l’argent ». Il n’est pas toujours évident de maîtriser le déroulement de ses journées afin qu’elles restent productives. Certains principes assez simples peuvent être appliqués pour qu’une bonne gestion du temps ne devienne pas le casse-tête des indépendants.

S’appuyer sur les lois de productivité pour une gestion du temps efficace

Pour une gestion du temps efficace, on peut s’appuyer sur les lois de productivité, elles permettent d’identifier les facteurs de perte de temps et différents schémas d’organisation du temps de travail.

La loi de Pareto

Ce principe doit son nom à un économiste Vilfredo Pareto. Cette loi appelée aussi la loi des 80-20 affirme que « 80 % des effets sont le produit de 20 % des causes ». Ainsi, on peut souvent observer que 80 % du chiffre d’affaires est généré par 20 % des clients. Si l’on réussit à identifier ces 20 % qui rapportent le plus et que l’on y consacre plus de temps, on peut augmenter sa productivité.

La loi de Carlson

Cette loi aussi appelée loi des séquences homogènes a été démontrée par un économiste suédois du nom de Sune Carlson en 1951. Selon ce principe, « un travail réalisé en continu prend moins de temps et d’énergie que lorsqu’il est réalisé en plusieurs fois ». L’application de cette théorie dans le cas d’un créateur bijoutier avec une boutique peut par exemple se traduire par la fermeture du magasin à certaines heures. Ainsi, il pourra se consacrer pleinement à son art sans être interrompu.

La loi de Parkinson

Un écrivain britannique Cyril Northcote Parkinson a développé cette loi de productivité en 1955. Selon lui : « le travail tend à se dilater jusqu’à occuper la totalité du temps qui lui est affecté ». Cette loi est importante aussi bien dans la vie privée que dans la vie professionnelle. Pour effectuer une tâche de manière efficace, il est primordial de fixer un temps d’exécution. Petit à petit, vous parviendrez à raccourcir les deadlines et ainsi fournir un travail rapide et de qualité.

La loi de Laborit

Cette théorie a été défendue par Henri Laborit, neurobiologiste et chirurgien du XXe siècle. Elle est aussi appelée, la loi du moindre effort. Cette dernière démontre que l’être humain aurait tendance à chercher avant tout la facilité et la satisfaction et à éviter le stress. Ainsi, dans le milieu professionnel pour lutter contre ce phénomène et gagner en productivité, mieux vaut commencer sa journée par les tâches les plus difficiles.

La loi d’Illich

Ivan Illich était un ex-prêtre et penseur autrichien. Il a justement démontré qu’à travailler trop on devient contre-productif. Pour une meilleure efficacité, il est bon de respecter son rythme biologique et de se ménager des temps de pauses. Travailler moins peut souvent signifier travailler plus efficacement.

Il existe d’autres lois liées à la productivité telles que : la loi de Murphy, la loi de Swoboda-Fliess-Teltscher, la loi de Brooks, la loi de Fraisse... L’application de toutes ces lois de productivité peut présenter un véritable atout, cependant une bonne planification de son temps de travail reste indispensable.

Établir un planning pour une bonne gestion du temps

Une bonne planification du temps de travail évite la perte de temps et surtout la procrastination qui est un ennemi redoutable du petit entrepreneur. Certaines astuces ont fait leurs preuves quand il s’agit de gestion du temps :

• Définir son temps de travail à l’aide de la méthode SMART, (Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste, défini dans le Temps).

• Éviter de surcharger son planning en gardant environ 30 % de son temps pour pouvoir gérer les imprévus.

• Fixer à l’avance une cadence pour accomplir les tâches sans valeur ajoutée telles que la comptabilité, une fois par semaine, une fois toutes les deux semaines ou même une fois par mois.

• Se limiter à deux ou trois objectifs à atteindre avant la fin de semaine.

• Définir des horaires de travail et essayer de s’y tenir. Dans ce cas, on applique la loi d’Illich afin de ne pas surcharger ses journées de travail et devenir contre-productif.

• Désactiver les notifications de sa boîte mail et consulter vos courriers électroniques seulement à des heures précises pour éviter d’être constamment distrait.

• Coordonner son agenda privé et professionnel afin que l’un n’empiète pas sur l’autre et fasse perdre un temps précieux.

• Réaliser en premier les tâches les plus importantes pour vous libérer l’esprit.

• Identifier les créneaux horaires où vous êtes le plus productif pour programmer les tâches qui demandent le plus de concentration.

Apprendre à prioriser ses activités pour mieux organiser ses journées

Apprendre à prioriser ses activités permet de mieux organiser ses journées et d’optimiser son temps de travail. La méthode appelée « la matrice d’Eisenhower » peut être une bonne base pour classifier l’importance des tâches à accomplir.

Comme son nom l’indique, elle a été mise en place par Dwight D. Eisenhower, 34e président des États-Unis. Il a d’ailleurs déclaré : « J’ai deux types de problèmes : l’urgence et l’importance. L’urgent n’est pas important et l’important n’est jamais urgent ».

Cet outil de travail classe les tâches en quatre catégories. Chaque catégorie appelle un traitement différent :

• Urgent et important : à traiter en priorité.

• Important et non urgent : à planifier ultérieurement.

• Non important, mais urgent : à déléguer.

• Non important et non urgent : à supprimer de vos listes.

Pour utiliser la matrice, il est essentiel de bien distinguer les notions d’importance et d’urgence :

• Les tâches importantes sont celles qui vous permettent d’atteindre vos objectifs.

• Les tâches urgentes sont celles à traiter rapidement pour éviter de mécontenter vos partenaires de travail.

Même si cette méthode n’est pas toujours simple à utiliser, elle présente l’avantage de vous aider à prendre du recul et à contrôler votre charge de travail.

Une bonne organisation est donc le maître mot pour que la gestion du temps ne devienne pas le casse-tête des indépendants. En complément de l’application des lois de productivité et de la matrice d’Eisenhower, les petites entreprises peuvent déléguer les tâches sans valeur ajoutée afin d’avoir un temps de travail efficace et productif.